O gerenciamento das contas

Por: Karin Fuchs
Redução de custos, quando necessário, deve contar com a participação de todos. Demissão só se for inevitável
Em tempos de retração da economia o primeiro foco das empresas é a redução de custos, o que para muitas significa demissões. Mas há sim como diminuir as contas sem que haja a necessidade de corte de pessoal e, o que é melhor, com um planejamento eficiente que traga benefícios cm longo prazo.
Kenzo Otsuka, consultor da Trevisan Consultoria , recomenda que antes mesmo de iniciar um programa de redução de custos, todos os funcionários da empresa devem ser comunicados. "Isso ajuda a obter comprometimento de todos com os objetivos. Outro aspecto importante é envolver os principais gestores de cada área no planejamento e implementação do programa de redução de custos".
Para exemplificar, ele destaca que, de forma geral, existem algumas etapas básicas que devem estar previstas no planejamento para a redução de custos. São elas: identificação de custos, despesas operacionais e administrativas, por setor ou departamento, ou unidade de negócios; a análise em conjunto com gestores de cada área traz oportunidades de redução; estabelecimento de diretrizes gerais e metas para redução de custos em cada área ou departamento; definição de responsáveis (e prazo) pelo cumprimento das metas de redução de custos e, por fim, o monitoramento de resultados. "Na identificação, uma contabilidade organizada ajuda muito nesse sentido; a análise em conjunto com gestores de cada área traz oportunidades de redução. Já na participação dos gestores de cada área na análise do que pode ser reduzido, deve-se ter muito cuidado para não se deteriorar a qualidade dos serviços prestados ou produtos vendidos. Redução de custos mal-planejada pode resultar em uma piora na qualidade percebida pêlos clientes, o que afetará as vendas da empresa", alerta.
E como cada companhia é única em relação aos processos internos, não há como generalizar onde estão os desperdícios. "Em geral, isso varia conforme o setor de atuação, do porte da empresa, entre outros aspectos. Porém, falta de organização (políticas) e planejamento sempre está na raiz dos problemas das empresas", afirma, acrescentando que na maioria das vezes o ponto alto é a gestão deficiente dos estoques que são onde estão as perdas relevantes para as empresas. "Essas perdas podem ocorrer através de fraudes (desvios originados
por funcionários ou prestadores de serviços) ou perdas físicas (manuseio incorreto, que acarreta destruição ou danificação dos itens estocados). Há ainda perdas causadas por falhas operacionais como, por exemplo, erro na precificação dos itens ou compras fora de especificação. E preciso monitorar e controlar a cadeia de suprimentos, desde o processo de compra até a gestão dos estoques", indica.
Com atenção a critérios e ao desperdício, momentos de crise não significam demissões, mas podem ser compreendidos como novas oportunidades. "Tornou-se chavão dizer que as crises representam oportunidades. Mas é uma realidade. Porém, para transformar a crise em oportunidade é preciso trabalhar bastante e ter um pouco de criatividade: analisar cuidadosamente a demanda, suas necessidades não atendidas e rever mix de produtos/serviços oferecidos. E, claro, estimular sua equipe, não só a de vendas", afirma, complementando que processos de demissão em gera] tendem a desmotivar o quadro de funcionários das empresas. Se inevitável, deve ser planejado e comunicado com transparência. "Porém, antes de se decidir pela demissão de funcionários, é preciso avaliar se há outros mecanismos para desafogar a empresa em momentos de crise. Como, por exemplo, revisar processos da empresa (oportunidades de redução de custos e despesas); da gestão de caixa, negociando prazos com fornecedores e clientes, reduzir níveis de estoques; monitorar inadimplência e rever (suspender, se for o caso) projetos de expansão, pelo menos temporariamente até que se tenha maior clareza sobre os rumos da economia".
Infelizmente, relata Otsuka, em algumas situações não resta mesmo alternativa ao empresário a não ser a redução do quadro de funcionários. "Recentemente, várias multinacionais anunciaram não só demissões, mas também o fechamento de unidades fabris e cancelamento de projetos de expansão. Trata-se de uma decisão drástica, extrema, que deve ser tomada somente após análise profunda e detalhada do cenário em que se encontra a empresa".
Portanto, o melhor mesmo é fazer
um correto planejamento para que em todos os momentos a empresa esteja preparada para que os efeitos sejam o menos turbulento possível e não apenas emergenciais, de curto prazo. "O empresário deve se convencer dessa necessidade e acreditar no planejamento (seja de curto, médio ou longo prazo) como ferramenta para gestão do negócio. O caminho natural consiste em colocar em prática uma rotina de orçamento e controle periódico, iniciando, por exemplo, com planejamento de vendas. Essa rotina deve ser incentivada e praticada pêlos empresários em conjunto com os gestores de cada área da empresa. Sem planejamento, em geral, não se têm objetivos definidos", conclui o consultor.
INICIATIVAS INTERNAS
Gerente de Vendas da Auto Peças Corrêa, localizada em São Paulo (SP), Leandro Lúcio Martins da Cruz enumera como pequenas ações geram grandes resultados. "Adotamos na loja várias práticas que diretamente reduzem os custos. Uma delas é a economia de energia elétrica nos ambientes favorecidos pela luz natural e a redução da água utilizada para a lavagem da frente da loja. Antes, usávamos o esguicho uma vez por semana e passamos a substituir pela vassoura, de forma que a lavagem é feita quinzenalmente". São pequenas ações que requerem apenas uma mudança de hábito. Além de economia, o meio ambiente também agradece por evitar desperdícios.
Já no atendimento ao cliente, para atendê-lo de forma eficiente a fim de evitar troca de peças por falta de especificação completa sobre modelo e ano de fabricação, era comum na Corrêa o envio de dois ou três modelos para que no ato a oficina se certificasse qual era a opção exata. "Isso gerava um custo para a loja, principalmente com o motoboy. Substituímos essa forma de trabalho por uma pesquisa mais profunda e detalhada de cada peça, para que possamos, além de orientar melhor o nosso cliente, evitar o envio de várias e aumentar os custos com a substituição de garantia".
Também internamente, os orçamentos, que antes eram impressos para controle de pedidos e consultas, agora se mantêm no computador e só vão para o papel quando se transformam em efetivação de compra. O resultado é redução de despesas e de espaço físico.
Já o estoque também passou por reestruturação. "Toda quinzena tem lançamentos de produtos no mercado e nós fizemos um estudo para verificar o que de fato devemos ter na loja e o que pode ser encomendado para evitar mercadoria estocada que tem pouco giro. Assim, reduzimos o estoque. Para se ter uma ideia, há uns três anos eram incluídos entre 30 e 50 itens todos os meses. Hoje, são no máximo três por mês. O que não temos na loja encomendamos", finaliza.
A partir do exemplo da Auto Peça Corrêa, muito há para ser feito. Lembre-se que redução de custos não é só em momentos de crise. Ela vale para todas as ocasiões e, o que é melhor, dinheiro que deixa de sair transforma-se em investimentos que promovem o crescimento do negócio. Pratique!

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